MicrosoftAccessの使い方【クエリ①】

今回はAccessの【クエリ】について基本から解説していきます。

※Access全体の基本解説は以前の記事を参照してください。

MicrosoftAccessの使い方(初心者向け)

MicrosoftAccessの使用法

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クエリとは？

クエリは作成したテーブルを結合して必要な情報を抽出することができます。

テーブルを複数作り、共通のフィールド(IDなど)で繋ぐことで一つの大きなテーブルのように扱うことができます。

データの作成

まずはテーブルを作成する必要があります。

テーブルの作成の仕方は以前の記事をご覧ください。

Excelからインポート

既にエクセルで作成しているデータを使いたい場合や、Accessを使えない方が入力する場合などはExcelのインポートが便利です。

①Excelを作成しましょう。

作成する場合は一番上にフィールドで使いたい名前を入力します。※インポートするとここがフィールド名になります。

IDは全てのシートで統一しましょう。違うとリンクしなくなります。

②Accessにインポートしましょう。

Accessを開き外部データタブのExcelを選択します。

インポートしたいファイル(Excel)を選択します。

インポートするシートを選択します。

「先頭行をフィールド名として使う」にチェックを入れます。

必要がなければそのまま次へ

主キーを設定しておきましょう。今回はIDが統一のフィールドなのでIDを選びます。

インポートできました。※表示されない場合は右の●矢印からテーブルを選択します。

クエリの作成

テーブルの選択

ではクエリを作成していきましょう。

新規にクエリを作成し、使いたいテーブルを表示します。

今回はこんな感じでリンクさせてみました。

これで、「個人情報」「社用車」「出退勤」の好きなデータを抽出できます。

フィールドをダブルクリックして抽出します。

表示するとこんな感じになります。

抽出

では今度は抽出していきます。

IDが20211014004の伊藤さんのみを抽出します。

IDフィールドの抽出条件の部分にIDを打ち込みます。

この状態で表示すると

伊藤さんだけ表示されました。

抽出は日本語でもできます。

次は田中さんで抽出してみます。

「姓」の抽出条件に”田中”と入力します。文字列で指定する場合は””で囲みます。

田中さんだけ抽出できました。

このように抽出条件に書くと欲しいデータだけ抽出できます。

例えば「田中さん以外」という指定もできます。

抽出条件に<>”田中”と入力してみます。

表示すると

田中さん以外が抽出されました。

このように要・不要でデータを簡単に管理することができます。

クエリはAccessを使う上で必須の技術なので色々試してマスターしていきましょう！

次の記事では片方のテーブルにしかないデータの抽出や関数の利用などについても触れていければと思います。お楽しみに！

最後までご覧頂きありがとうございました！